Cum stăpânim birocrația în spitale

November 17, 2021

Birocratia are o conotatie negativa. Cu toate astea, uitam de faptul ca, la baza, este singurul mod prin care poate exista control intr-o organizatie mare. In mod normal, acest control reduce eficienta si flexibilitatea organizatiei, de aici animozitatea. Noi credem ca nu trebuie sa fie asa, credem ca birocratia poate doar aduce control fara sa reduca eficienta si flexibilitatea.

De ce birocratie?

Diferenta dintre o organizatie mare si o companie care inca se afla in stadiul antreprenorial este faptul ca organizatia este o entitate de sine statatoare, cu personalitate, cultura, procese si structuri ce o definesc. Aceste procese si structuri menite sa existe independent de oamenii care se afla la un anumit moment in companie sunt ceea ce ii asigura continuitatea in timp.

Termenul pe care il folosim pentru a defini aceste procese este birocratia. Birocratia are doua elemente la baza: documente si procese. Documentele contin informatia necesara conform unor structuri prestabilite, si trebuie organizate logic, conform unei ierarhii clare ce defineste ordinea si gruparea informatiilor.

Coordonarea oamenilor cu diverse functii si din diverse departamente din organizatie este provocarea principala de management. Singurul mod in care management-ul se poate asigura ca angajatii lucreaza in mod coerent impreuna, ca task-urile sunt distribuite corespunzator si ca procesele ce tin de compliance legal sunt respectate este prin aceste structuri “birocratice”.

“Documentele nu sunt problema, ci felul in care organizatiile le gestioneaza. Ele pot deveni practic invizibile, fiind doar acolo unde este nevoie de ele, unde adauga valoare in organizatie. In rest, se ocupa OnBase de ele.” Horia Negulescu, Managing Partner Matricia Solutions

Care este problema birocratiei?

Problema birocratiei nu este birocratia, ci ineficientele legate de o proasta executie a birocratiei. Este nevoie de documente si de procese pentru a coordona o organizatie, nu este insa nevoie de mail-uri nesfarsite, de timp pierdut cautand aceste documente, de compunerea lor cand exista clar sabloane in functie de tip si de trasare a lor pe fiecare proces. Problema birocratiei este o problema de circulatiei si gestiune a informatiei, si pentru asta din fericire exista o solutie.

Solutia pentru problema birocratiei!

Daca birocratia implica documente si procese, atunci nu exista un mijloc, un sistem prin care putem gestiona si ordona aceste documente? Ba da, se numeste Content Management si se ocupa fix cu organizarea documentelor si gestiunea circulatiei lor in organizatie, intre angajati si departamente.

Avantajul acestor solutii de Management de Documente este fix faptul ca lasa birocratia sa existe fara sa afecteze in mod negativ organizatia. Ce face in mod exact?

Pai in primul rand ordoneaza documentele si le faciliteaza angajatilor crearea documentelor pe sabloanele existente. Le face usor de gasit si folosit.

  • Gestioneaza crearea documentelor folosind formulare digitale ce populeaza in mod automat sabloane de documente Word sau PDF.
  • Asigura organizarea acest documente in foldere automate in functie de metadatele documentelor (client, data, furnizor, tip de cerere, etc.).
  • Face aceste documente foarte usor de gasit. In loc sa le cauti prin foldere pierdute sau prin sertare, intri in aplicatie si folosesti ‘Search’!

Apoi, sistemul de management de documente (DMS) se ocupa de tot ce inseamna procese, adica circulatia acestor documente si informatii prin organizatie:

  • Pentru orice solicitare sau proces, documentul poate fi trimis mai departe pe flux catre angajatii responsabili din departamentul responsabil. Ei pot actiona asupra documentului, comentand, modificand, aproband, semnand, etc.
  • Toti angajatii lucreaza pe un singur set de documente pe flux, centrale, care se afla in sistem. Nu exista zeci de versiuni separate, ci un singur document cu istoric complet al modificarilor si deciziilor.
  • Oricand poate fi urmarit stadiul in care se afla o anumita solicitare, un anumit task, deoarece sistemul ofera vizibilitate totala asupra tuturor proceselor in derulare. De asemenea, exista istoric si trasabilitate a deciziilor pe fiecare proces incheiat.
  • Angajatii stiu exact ce au de facut in fiecare moment. Informatiile nu se pierd in thread-uri de email nesfarsite, totul este la un loc in sistem. Ei il deschid si stiu ce trebuie sa faca.

Concluzie

Un sistem de Document Management (DMS) eficient devine solutia pentru toate problemele birocratiei. Compania isi poate continua cresterea, poate crea procese ce ii dau rezistenta in timp fara sa piarda flexibiltatea, eficienta si timpul angajatilor. Sistemul este suportul pe care orice proces birocratic poate fi sustinut.

Totul poate fi eficient, rapid, simplu si logic. Totul dintr-o singura aplicatie. Cine spune ca birocratia e rea?

Afla mai multe despre solutia folosita de peste jumatate din companiile Fortune 100 pentru gestiunea documentelor si proceselor: OnBase.

Pe aceeaşi temă: