Cum putem gestiona medicamentele în spitale

03.02.2022

Date de expirare, furnizori, stocuri, comenzi noi, toate digitalizate intr-un sistem simplu.

Gestiunea eficienta digitala a acestor documente si informatii poate rezulta in mai putin timp risipit de angajati pentru a se asigura ca spitalul respecta toate normele legale, si reduce semnificativ riscul de eroare care este extrem de costisitor. Astfel, un singur sistem tine evidenta tuturor substantelor (medicamente si dezinfectanti) care au intrat si iesit din spital, amintindu-le angajatilor cand anumite substante isi ies din termenul de utilizare si notificandu-i cand este nevoie sa fie plasate comenzi noi. Inclusiv procesul de plasare a comenzii poate fi indeplinit din acest sistem prin componente de Expense Requests.

OnBase este sistemul perfect tocmai pentru ca permite gestiunea inteligenta, completa simultana a documentelordatelor si proceselor din institutia medicala. Gestiunea medicamentelor si dezinfectantilor din centre medicale implica certificate de conformitate, de garantie, comenzi, note de livrare, retete si facturi. Pe langa aceste documente, pentru a castiga transparenta si trasabilitate, procesele cer si management-ul informatiilor preluate din documente sau inserate manual precum date de expirare, furnizori si informatii legate de utilizarea substantelor respective.

Haide sa vedem un exemplu de proces pentru a intelege mai bine ce puteti face cu acest sistem:

Exemplu de utilizare

Razvan, angajatul spitalului responsabil cu plasarea comenzilor de medicamente ajunge la birou, deschide sistemul, se logheaza si vede o notificare: ‘Mai exista 12 unitati din subtanta X pe stoc, plasati comanda.’

Razvan apasa pe notificare si poate vedea situatia. Automat, el vede si butonul de plasare comanda. Apasand butonul, se deschide meniul comenzii cu informatiile ce trebuie completate. Sistemul populeaza automat campurile relevante stiind despre ce substanta este vorba. In functie de procedura spitalului si tipul comenzii, Razvan ori poate plasa direct comanda catre furnizor, ori necesita aprobare. El poate completa numarul de unitati care trebuie completate, selecta bugetul relevant, si plasa comanda sau poate trimite cererea de achizitie catre un superior pentru aprobare, sau catre departamentul de achizitii pentru selectarea furnizorului.

Daca este nevoie de aprobare, Ioana, manager-ul lui Razvan primeste la randul ei o notificare in OnBase. ‘Cerere de achizitie substanta X | Razvan’. Ea poate apasa pe ea si vedea despre ce este vorba. Daca este corespunzatoare cererea, ea apasa pe butonul aproba, si cererea este automat trimisa (in functie de buget, cost, si alte reguli stabilite de spital) catre urmatoarea persoana care poate intr-adevar plasa comanda. Acea persoana cere oferte, si odata venite le ataseaza (sub forma de documente) acestei cereri de achizitie. Este selectat furnizorul si trimisa comanda. Sistemul poate avea un modul de sabloane de comanda si poate genera automat documentul cu specificatiile comenzii care trebuie trimis catre furnizorul respectiv. Apasand pe butonul ‘Genereaza Comanda’, Alex, directorul de achizitii obtine sub forma PDF datele comenzii pe care le trimite catre furnizor.

Odata plasata comanda, sarcina se duce la departamentul responsabil de primirea noilor stocuri. Odata livrata, angajatii se pot asigura ca datele comenzii sunt respectate. Apoi, ei pot incarca factura primita atasand-o acelei sarcini. Nicio grija, sistemul intelege tipul de document si automat il indexeaza cu metadatele necesare (data, furnizor, tip de document, tip de factura, etc.). Cand sistemul vede ca a fost respectata comanda, automat actualizeaza stocul curent.

Atunci cand angajatii folosesc o unitate din substanta X, ei marcheaza in sistem acest lucru (manual sau cu scanner de cod de bare) cu usurinta si in felul asta poate fi trasat stocul curent.

Pe langa asta, la primirea comenzii sunt incarcate toate documentele afiliate acelui batch (certificate de garantie si conformitate) pentru transparenta totala. Din nou, OnBase stie exact cum trebuie organizate aceste documente pentru a fi usor de gasit pe viitor.

Toate sarcinile afiliate gestiunii medicamentelor si dezinfectantilor, toate documentele si procedurile sunt gestionate automat, trasabil, rapid cu OnBase.

Fiecare Centru Medical are specificul sau

Exemplul prezentat mai sus este doar ilustrativ. Fiecare spital are procedurile si regulile sale, si sistemul poate fi rapid adaptat acestor reguli. Sistemul poate face multe altele in spitale!

Contacteaza Matricia Solutions ca sa vezi ce putem face in centrul tau medical!

Pe aceeaşi temă: