Cel mai mare lanț de sănătate din România implementează suita de achiziții OnBase cu Matricia Solutions

October 28, 2021

In toamna 2021 Matricia Solutions a avut Go-Live la solutia de Management al Achizitiilor, Bugetelor si Contractelor la cea mai mare retea privata de sanatate din Romania. Organizatia a ales Matricia Solutions si OnBase de la gigantul IT Hyland pentru flexibilitate si robustete, dorind sa aiba o platforma IT ce le poate sustine evolutia in urmatorii ani.

Sistemul este configurat in jurul nevoilor organizatiei pentru a adresa toate fluxurile ce au legatura cu procesul de achizitii in organizatie. Dintr-o singura interfata se poate, astfel, face gestiunea bugetelor, cererea si aprobarea achizitiilor, si compunerea, modificarea si avizarea contractelor, urmand sa fie dezvoltata si o componenta de gestiune a facturilor.

Managementul bugetelor

Stabilirea si aprobarea bugetelor pe urmatoarea perioada se poate face din OnBase. Se genereaza categoriile de buget si se aloca dintr-un buget general prestabilit si aprobat resurse, in functie de nevoi si prioritati. Un departament poate face o solicitare de alocare buget cu usurinta, completand formularul digital. Apoi, sistemul automatizeaza fluxul de aprobare a bugetelor, asigurandu-se ca solicitarea ajunge la persoanele responsabile sa ia aceste decizii.

Astfel, toate bugetele organizatiei sunt intr-un sistem, in siguranta, si oricand se face o solicitare de achizitie se poate verifica daca exista bugetul necesar. Pe parcursul anului, se pot face solicitari de realocare a bugetelor pentru nevoi emergente, functionand pe acelasi mecanism de aprobare in functie de tip, nevoi, si sume implicate..

Managementul achizitiilor

Oricand este nevoie de o achizitie, angajatii responsabili pot face solicitarea din sistem. Ei completeaza toate informatiile necesare, selecteaza bugetul relevant si o trimit pe fluxul de aprobare. In functie de regulile stabilite in sistem, cererea parcurge diverse trasee de aprobare bazate pe niste conditii decizionale prestabilite. Avand in vedere ca aceste conditii se pot schimba in timp, angajatii organizatiei au posibilitatea de a ajusta fluxurile de aprobare si regulile pe care le respecta direct din interfata sistemului, fara programare, cu usurinta.

Toate informatiile si documentele aferente achizitiilor sunt la un loc, iar odata aprobate se poate trece la etapa contractului.

Aprobarea contractelor

Odata ce o achizitie este aprobata apare si contractul aferent care trebuie modificat sau pur si simplu aprobat de departamentul juridic. Contractul este inserat in OnBase, conexat solicitarii de achizitie si trimis pe fluxul relevant de aprobare in functie de regulile prestabilite. Angajatii pot opera asupra lui, pot solicita modificari, pot face comentarii si discuta pe marginea lui. El poate fi trimis inapoi catre emitator pentru modificari. Cand este primit din nou si incarcat in sistem, OnBase identifica automat diferentele fata de varianta trimisa pentru a marca schimbarile efectuate de furnizor.

Toate documentele se pot semna digital din sistem.

Extindere viitoare: Gestiunea Facturilor

Reteaua de sanatate deja a demarat procesul de extindere al sistemului catre gestiunea facturilor, completand intreg fluxul de achizitii organizationale. Conexata contractului si solicitarii originale, factura incarcata in sistem are automat notificari pentru scadenta si se integreaza cu sistemele core pentru gestiunea creantelor (Accounts Payable Automation).

“Avand in vedere robustetea solutiei OnBase, reteaua de santate poate folosi sistemul zeci de ani inainte, iar cu ajutorul nostru o poate extinde pentru a acoperi orice alt proces ce are la baza informatii si circulatia lor in organizatie. Noi le suntem alaturi!” Horia Negulescu, Presedintele Matricia Solutions

Află mai multe aici!

Pe aceeaşi temă: